メール共有・管理システム「メールディーラー」を提供する株式会社ラクスはメールを誤送信した経験または誤送信メールを受け取った経験のある全国の会社員600名を対象に、メールの誤送信」に関する実態調査を実施した。
調査概要
調査方法：インターネット調査
対象者：メールを誤送信した経験または誤送信メールを受け取った経験のある会社員の方、全国の20～40代の男女
有効回答数：600名
調査期間：2024年9月4日～2024年9月9日
10人に1人が「個人情報の流出」を経験
まず、「送った・受け取ったに関わらず、メールの誤送信で経験したことのある内容について教えてください。」という質問に対し、「ファイルの添付のし忘れ」と回答した人は50.7％だった。次いで、「誤ったファイルの添付」が35.3％、「別の人・外部への送信」が29.7％との回答が多かった。特に顧客信頼低下のリスクが非常に高くなる「個人情報の流出」は15.2％と、10人に1人が経験しているという結果となった。
「ファイルの添付し忘れ」が最多であったが「個人情報の流出」と比べると軽微なミスだ。個人情報には、顧客の氏名・性別・生年月日・住所・メールアドレスなどが含まれる。個人情報を含むファイルを誤って添付したり、「CC」で複数送信してしまったりと個人情報流出の要因となる誤送信の内容は様々だろう。ファイルを添付する際には誤ったファイルの添付ではないか、特に個人情報を含むファイルではないかを確認することはもちろん、送信先のメールアドレスの「BCC」設定や、送信先が複数でも個別に送信するなど、慎重な対応が求められる。
送信後1分以内に誤送信に気が付く人が多数！
次に「メールの誤送信に気が付いたことのあるタイミングについて教えてください。」という質問には、「送信後1分以内」との回答が38.7％と最多だった。送信後1分以内という短時間で誤送信に気が付く人が多いことから、送信前のチェックが不十分であることが予想できる。一方、「送った先からの返信で」と回答した人が28.2％で2番目に多く、自分自身が気が付かない誤送信をしてしまったという人も多いようだ。重要なメールを送る際は特に慎重なチェックを行うことが重要となるだろう。
人為的チェックでは不十分？誤送信は完全には防ぐには？
最後に、「メールの誤送信対策として行っている対策について教えてください。」という質問には、54.0％の「自身での二重チェック」が最多だった。次いで「チェックリストの活用」が30.0％、「上司への確認」が24.5％という結果だった。上位3つについては人為的なチェックであるが、ここまでの対策を講じていながらもメール誤送信はなかなかなくならないようだ。
メール誤送信の多くは、人為的なミスが原因であると考えられる。そして誤送信の対策として行われているチェックも人為的なものが多数だった。送信前の十分なチェックが、誤送信防止に最も効果的ではあるが、現在のチェック体制では不十分である可能性もある。特に、個人情報の流出は企業としては絶対に避けたい問題である。
今後は今以上に、メール誤送信のリスクや対策について社員への教育を徹底するとともに、メール作成・送信に関するマニュアルを作成し、社員全員が共通の認識を持つようにすることが重要ではないだろうか。また、人為的なチェックだけでなく、メール誤送信防止ツールなどを導入し、システムによるチェック体制を強化するのも一つの手だ。
小松未知子 アドクロ編集部
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